Google Docs melhora a qualidade da produção, permitindo a colaboração e discussão do documento em simultâneo - várias pessoas em vários locais podem ver, discutir e modificar o mesmo documento a qualquer momento. Google Docs também reduz a duplicação de trabalho e a confusão com diferentes versões do mesmo documentos e elimina a preocupação de ultrapassar o espaço em disco e com os limites máximos de anexos de email que normalmente os emails internos têm. Para além disso, o Google Docs tem um sistema de partilha seguro. Mesmo que algum documento possa cair nas "mãos erradas"  a pessoa só vai conseguir visualizá-lo se possuir um login.  Todos os seus documentos estão sempre disponíveis no DocList. 

Vantagens para todos:

• CEO - Quanto gasta anualmente em licenças do Microsoft Office™? Acha que todos os seus colaboradores necessitam de todas as funcionalidades do Microsoft Office? Então para que desperdiçar dinheiro e comprar licenças para aqueles que apenas usam o Word™ ou as folhas de cálculo Excel™? As boas práticas indicam que apenas se devem comprar licenças para aqueles colaboradores que realmente necessitem e usem todas as funcionalidades. Para os restantes pode usar o Google Docs.
• Responsável de TI - Os seus colegas de outros departamentos pedem-lhe ajuda para organizar ficheiros e pastas? Nunca sabem qual a última versão de um documento? Guardam a informação no seu próprio computador e depois dizem que perderam tudo? Google Docs pode ajudá-lo: os documentos ficam online, acessíveis a qualquer momento. Para além disso todos podem trabalhar em conjunto no mesmo documento eliminando as cópias de ficheiros. Não se preocupe com o espaço em disco nem com os custos.
• Responsável de vendas - O que lhe parece mais interessante? Criar um folha de cálculo, enviá-la por email para vários colegas, esperar pelas suas sugestões e passar horas a reconstruir a sua folha de cálculo original ou criar uma folha de cálculo, partilhá-la online e permite que os seus colaboradores contribuam para o desenvolvimento do documento original sem necessidade de múltiplas cópias e de recompilar todas as opiniões? Pense no tempo que irá poupar com Google Docs!